Certidões do Vendedor: Quais São Realmente Necessárias na Compra de um Imóvel?

Comprar um imóvel no Brasil envolve muito mais do que negociar o preço e assinar um contrato. Antes de bater o martelo, você precisa saber se o vendedor pode, de fato, vender — e se aquele imóvel não vai ser puxado de volta por uma dívida antiga.

Resposta direta: as certidões obrigatórias para lavrar a escritura são poucas (matrícula atualizada, quitação de tributos do imóvel, documentos pessoais e de estado civil, ITBI pago e, em alguns casos, CND). Mas as certidões que realmente protegem o comprador são as certidões pessoais do vendedor — cíveis, fiscais, trabalhistas e de protesto —, que nenhum cartório é obrigado a exigir e que, se ignoradas, podem custar o imóvel inteiro.

A seguir, você vê o que é obrigatório, o que é recomendado, onde emitir, quanto custa e o que fazer quando alguma certidão vem positiva.

Por que as certidões do vendedor protegem quem compra o imóvel

No Brasil, o imóvel pode responder por dívidas do antigo proprietário. Se o vendedor tinha uma execução em andamento e vendeu o bem para não pagar o credor, a Justiça pode declarar a venda ineficaz — é a chamada fraude à execução. O comprador perde o imóvel e vira credor de alguém que já provou não ter dinheiro.

Os riscos concretos são:

• Fraude à execução e fraude contra credores: venda desfeita ou declarada ineficaz perante o credor;
• Penhora: o imóvel é constrito para garantir dívida do vendedor;
• Evicção: o comprador perde o bem para terceiro por decisão judicial;
• Ação anulatória: discussão sobre a validade do próprio negócio.

É importante separar dois grupos de documentos. Existem as certidões que falam do imóvel (matrícula, IPTU, condomínio) e as que falam da pessoa do vendedor (processos, dívidas fiscais, protestos). A maioria dos compradores só olha o primeiro grupo — e é no segundo que mora o perigo.

A boa-fé do comprador não se presume: se prova

A Súmula 375 do STJ diz que a fraude à execução exige registro da penhora ou prova de má-fé do adquirente. Já a Lei 13.097/2015, no art. 54, reforçou o chamado princípio da concentração: o que não está averbado na matrícula, em regra, não pode prejudicar o comprador de boa-fé.

Na prática, isso significa que as certidões são a sua prova documental de que você agiu com diligência. Guardá-las, com data próxima à escritura, é o que sustenta a tese de boa-fé em um eventual processo. Sem elas, você fica na defensiva.

Vale registrar a diferença: o tabelião exige o mínimo legal para lavrar a escritura. O comprador precisa exigir bem mais do que isso por conta própria — é a chamada due diligence imobiliária.

As certidões obrigatórias: sem elas não sai a escritura

Estas são as que praticamente todo cartório de notas vai pedir:

1. Certidão de matrícula atualizada com ônus e alienações, emitida pelo Registro de Imóveis competente, com no máximo 30 dias. É o documento mais importante da operação: mostra quem é o dono, hipotecas, alienação fiduciária, penhoras, usufruto, indisponibilidade e averbações de ações.
2. Certidão negativa de débitos de IPTU ou certidão de quitação de tributos municipais do imóvel, emitida pela prefeitura (a maioria das capitais emite online e gratuitamente).
3. Certidão negativa de débitos condominiais, assinada pelo síndico ou pela administradora. Dívida de condomínio é obrigação propter rem: acompanha o imóvel, não a pessoa.
4. CND do INSS quando o vendedor é pessoa jurídica ou produtor rural; para imóveis rurais, também CCIR (Incra) e comprovação de quitação do ITR dos últimos cinco exercícios.
5. Comprovação de recolhimento do ITBI (pago pelo comprador, em regra, entre 2% e 3% do valor venal ou de transação, conforme o município) e, quando houver lucro na venda, do imposto de renda sobre ganho de capital devido pelo vendedor.
6. Documentos pessoais e de estado civil: RG e CPF, certidão de casamento atualizada (emitida há menos de 90 dias), pacto antenupcial registrado quando houver e anuência do cônjuge — exigida na maioria dos regimes de bens. Vendedor em união estável? Peça a anuência do companheiro também, por segurança.

As certidões recomendadas: onde está o risco real que ninguém vê

Esse é o bloco que separa uma compra segura de uma aposta. Nenhuma dessas certidões impede a escritura de ser lavrada, mas todas elas podem impedir você de perder o imóvel depois.

• Certidão de distribuição de ações cíveis e execuções fiscais na Justiça Estadual — na comarca do imóvel e na comarca de domicílio do vendedor.
• Certidões da Justiça Federal (cível, execução fiscal e criminal), emitidas no site do TRF da região.
• CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas), no site do TST, e certidão de distribuição do TRT.
• Certidão negativa de tributos federais (certidão conjunta Receita Federal/PGFN) e de tributos estaduais (Secretaria da Fazenda).
• Certidão de protesto nos tabelionatos de protesto da cidade do vendedor.
• Certidão negativa de falência, recuperação judicial e concordata, quando o vendedor for empresa.
• Certidão de interdição, tutela e curatela, no cartório de registro civil, para confirmar a plena capacidade do vendedor.

Quando o vendedor é pessoa jurídica: o que muda na lista

Com empresa vendedora, o foco passa a ser quem assina e qual a saúde financeira da sociedade:

• Contrato social ou estatuto consolidado e ata de eleição dos administradores, para comprovar poderes de representação;
• Certidão simplificada da Junta Comercial e cartão CNPJ atualizado;
• CND conjunta federal (Receita/PGFN), CRF do FGTS (Caixa) e CNDT;
• Certidão de falência e recuperação judicial e pesquisa de execuções fiscais nas esferas federal, estadual e municipal;
• Em compras de incorporadoras e construtoras: verifique o registro da incorporação na matrícula-mãe (memorial de incorporação) e a existência de patrimônio de afetação, que separa o empreendimento das dívidas gerais da empresa.

Onde emitir cada certidão, prazos de validade e custos

Certidão	Onde emitir	Custo aproximado
Matrícula atualizada	Registro de Imóveis / portais dos registradores	Paga — em geral R$ 40 a R$ 120
IPTU / tributos municipais	Site da prefeitura	Normalmente gratuita
Débitos condominiais	Síndico ou administradora	Gratuita
CND federal (Receita/PGFN)	gov.br / Receita Federal	Gratuita
CNDT	tst.jus.br	Gratuita
Justiça Federal (cível/fiscal/criminal)	Site do TRF da região	Gratuita
Distribuição estadual (cível/fiscal)	Site do TJ do estado	Gratuita ou paga, varia por estado
Protesto	Tabelionatos de protesto / CENPROT	Costuma ser paga
Registro civil (interdição, casamento)	Cartório de registro civil	Paga

Os valores acima são estimativas e mudam bastante conforme o estado e a tabela de emolumentos do ano. Um pacote completo de certidões para uma pessoa física, em uma única comarca, costuma ficar na faixa de R$ 300 a R$ 800; com mais comarcas e vendedor pessoa jurídica, pode passar de R$ 1.500.

Sobre validade: muitas certidões trazem prazo de 30, 60 ou 90 dias, mas o critério prático de mercado é que estejam com menos de 30 dias na data da escritura. Processos novos são distribuídos todos os dias — uma certidão de três meses atrás não diz nada sobre hoje.

Por fim, peça certidões nas comarcas onde o vendedor morou ou teve sede nos últimos 5 a 10 anos, não só onde ele mora agora. Basta comparar endereços em documentos antigos, contratos e comprovantes.

Como ler as certidões e o que fazer diante de uma certidão positiva

Existem três resultados possíveis:

• Negativa: nada consta. Sinal verde.
• Positiva: há débito ou processo em aberto. Exige análise.
• Positiva com efeito de negativo: há débito, mas está parcelado, suspenso ou garantido. Costuma ser aceitável, desde que verificada a garantia.

Uma certidão positiva não significa, automaticamente, que o negócio deve cair. O que importa é a proporção entre o valor discutido e o patrimônio do vendedor. Uma ação de R$ 15 mil contra quem tem três imóveis é um risco baixo; uma execução fiscal de R$ 800 mil contra quem só tem o imóvel que está vendendo é fraude à execução esperando para acontecer.

Soluções contratuais que funcionam bem:

• Retenção de parte do preço em conta-garantia (escrow) até a solução da pendência;
• Quitação da dívida com o próprio valor da compra, com pagamento direto ao credor e comprovação;
• Cláusula resolutiva expressa, permitindo desfazer o negócio sem multa se surgir gravame antes do registro.

Desista quando houver penhora averbada na matrícula, indisponibilidade de bens decretada, ou quando a soma das execuções superar claramente o patrimônio do vendedor. Nesses casos, nenhum desconto compensa.

Antes de pagar o sinal, contrate um parecer jurídico de advogado imobiliário. O custo típico de uma due diligence completa gira em torno de 0,5% a 1% do valor do imóvel — barato perto do risco.

Certidões em financiamento bancário e no compra e venda direto

Bancos como Caixa, Itaú, Bradesco e Santander fazem análise jurídica antes de liberar o crédito e costumam exigir boa parte dessas certidões. Isso ajuda, mas não substitui a sua diligência: o banco protege a garantia dele (a alienação fiduciária), não o seu direito de propriedade. Se o negócio for anulado, o banco tem instrumentos de cobrança que você não tem.

Na compra à vista ou por contrato particular, o risco é maior justamente porque não há um terceiro conferindo nada. Aí as certidões deixam de ser burocracia e passam a ser sua única proteção.

Situações que pedem cuidado extra:

• Leilão: verifique o edital, débitos de condomínio e a natureza da alienação (judicial ou extrajudicial);
• Imóvel em inventário: exija alvará judicial ou escritura de partilha e a anuência de todos os herdeiros;
• Usucapião: confira se a sentença ou ata notarial foi efetivamente registrada;
• Imóvel ainda financiado: com alienação fiduciária, o vendedor não é o proprietário pleno — a operação precisa da anuência e da quitação junto ao credor.

O corretor organiza, o tabelião confere o mínimo legal e o advogado analisa o risco. Os três papéis são diferentes e não se substituem.

Checklist final antes de assinar a escritura

Obrigatórias

1. Matrícula atualizada (até 30 dias) com ônus e alienações;
2. Certidão negativa de IPTU e tributos municipais;
3. Declaração de quitação condominial;
4. RG, CPF, certidão de casamento atualizada e anuência do cônjuge;
5. ITBI recolhido;
6. CND/INSS, CCIR e ITR nos casos aplicáveis.

Recomendadas 7. Distribuições cíveis e fiscais estaduais (comarca do imóvel e do vendedor); 8. Certidões da Justiça Federal; 9. CNDT e distribuição trabalhista; 10. CND federal conjunta e estadual; 11. Certidão de protesto; 12. Falência e recuperação judicial (PJ); 13. Interdição, tutela e curatela.

Ordem correta: pesquisa prévia antes do sinal → contrato com cláusula condicionando o negócio à regularidade documental → atualização das certidões dias antes da escritura → registro imediato no Registro de Imóveis. Só o registro transfere a propriedade.

Erros mais comuns

• Aceitar certidões vencidas ou emitidas pelo próprio vendedor meses antes;
• Esquecer as certidões do cônjuge ou companheiro;
• Ignorar comarcas em que o vendedor morou antes;
• Assinar a escritura e demorar semanas para registrar.

Perguntas frequentes

Quem paga as certidões? Por costume, as certidões pessoais são providenciadas pelo vendedor e as despesas de escritura, ITBI e registro ficam com o comprador — mas tudo é negociável em contrato.

Dá para dispensar alguma certidão? Tecnicamente, o comprador pode dispensar as recomendadas. Mas isso costuma ser registrado na escritura e enfraquece o argumento de boa-fé.

Quanto tempo leva? Com a maioria das certidões online, de 3 a 10 dias úteis. Comarcas do interior e certidões de protesto podem levar mais.

Certidão é o item mais barato de toda a compra e o único capaz de evitar o prejuízo total. Não economize justamente nele.